Planning

Hoe gebruik je je agenda beter? 10 tips voor optimaal agendagebruik

“A goal without a plan is just a wish.” – Antoine de Saint-Exupéry

Zo lang als ik me kan herinneren ben ik groot fan van agenda’s en hou ik van plannen. Op de middelbare school was het iedere zomervakantie (of liever nog meteen als ze in de winkel kwamen) een zoektoch naar dé perfecte agenda.

Als eerste werden de verjaardagen en adressen overgeschreven en moest het geheel opgeleukt worden met stickers en uitgeknipte foto’s van film-, pop- en rocksterren uit de Popfoto. Na de middelbare school heb ik altijd papieren agenda’s gehouden, ik had ieder jaar een ‘betere’; een Ryam met 1 papina per dag, losbladige systemen van Succes en Filofax, een Bullet Journal, een Hobonichi (uit Japan) en dit jaar een PassionPlanner.

Het zoeken naar de perfecte agenda en de perfecte manier om al mijn ideën en acties op te schrijven bleef.

 

Zakelijke agenda

Toen ik ging werken als secretaresse raakte ik bekend met de digitale agenda van Outlook. Nou is het plannen van afspraken voor een collega een heel ander verhaal, maar ik kende al wel alle mogelijkheden ervan.

Toen ik mijn eigen werkzaamheden ging plannen, was het even zoeken naar de voor mij meest optimale manier. Ik gebruik nu nog steeds een papieren agenda omdat het fijn blijft om een tastbare agenda te hebben waarin ik kan bladeren.

 

Daarnaast ben ik gaan werken met ‘To Do‘ als taken-programma. Hiermee is het mogelijk om ook de acties die vanuit e-mails ontstaan en acties uit aantekeningen en iedeën allemaal samen te brengen.

To-Do is onderdeel van Office365 en de takenlijsten synchroniseren met Outlook. Maar heb je een Mac of een Gmail-adres dan zijn er natuurlijk nog vele andere taken-apps, zoals: Todoist (Android), Things (Apple) en Any.do.

 

Hoe maak je optimaal gebruik van je agenda?

Ik ben de laatste om te beweren dat er 1 perfecte manier is om je agenda te gebruiken. Als je zelf een manier ontwikkeld hebt die voor jou werkt, dan is dat natuurlijk prima!

Wel geef ik graag 10 tips die het plannen en het overzicht houden op afspraken en acties (die voortkomen uit afspraken, mails en vergaderingen) een stuk makkelijker maken. Dubbele of vergeten afspraken, op verkeerde locaties verschijnen of onvoorbereide bijeenkomsten zullen jou niet meer overkomen!

 

Afspraken

1. Noteer afspraken direct in je agenda; schat de benodigde tijd in en zet altijd de locatie er meteen bij. Zeker als er collega’s in jouw agenda kijken of plannen is dit prettig, maar ook voor jezelf omdat je het niet meer hoeft te onthouden.

2. Plan ook meteen reistijd in voor en na de afspraak als deze niet op kantoor is, hiermee voorkom je dat je een aansluitende afspraak maakt op een andere locatie.

3. Moet je iets voorbereiden voor een afspraak? Plan hier dan tijd voor in ruim voor de afspraak.

4. Moet je bepaalde spullen meenemen? Noteer dit dan ook in je agenda, bijvoorbeeld op de middag ervoor.

 

E-mails waar acties uit volgen

5. Als je actie moet ondernemen en daar zit een deadline aan; plan dit dan in je agenda.

6. Als er geen deadline aan zit, dan maak je een ‘taak‘ van wat je moet doen.

7. Een handigheidje bij het inplannen van afspraken en taken vanuit je inbox: trek de mail met de rechter muisknop naar de agenda; dan opent automatsch een afspraak met de tekst uit de mail erin. Je hoeft dan alleen de datum nog in te vullen. Dit werkt net zo bij taken; je trekt de mail met de rechtermuisknop naar Taken en je vult eventueel een einddatum in.

 

Taken (acties)

8.  Het handige van de takenlijst is dat je deze kan tonen naast je agenda. De taken die je een datum hebt gegeven, kunnen ook per werkdag weergegeven worden zoals in de afbeelding hieronder. Zo heb je dus steeds een reminder wat je die dag moet doen.

 

 

9.  Noteer alles wat je moet doen (zonder harde deadline) als taak.

10. Bekijk dagelijks welke taak of taken de meeste prioriteit hebben en voer deze dan uit.

 

 

Ik hoop uiteraard dat je aan de slag gaat met 1 of meerdere van deze tips. Zodat je meer gedaan krijgt en meer toekomt aan de dingen die jij belangrijk vindt.  

 

Wil je meer tips ontvangen om prettiger te werken?

Download dan het gratis e-book “Slimmer werken met meer Focus”.

Hierin geef ik je nog meer tips die je snel en eenvoudig kan toepassen.