Ont-chaos je agenda

Puilt jouw agenda uit? Staan afspraken, to-do’s en ideeën allemaal lukraak door elkaar? Kom je wel eens te laat op een afspraak omdat je geen reistijd had ingepland? Heb je geen zicht meer op wanneer je welke actie moet uitvoeren?

Lukt het jou om overzicht te houden op je afspraken, acties die voortkomen uit e-mails en de zaken die je voor je eigen werkzaamheden uit moet of wilt voeren?

Graag geef ik 10 tips die het plannen en het overzicht houden op afspraken en acties (die voortkomen uit afspraken, mails en vergaderingen) een stuk makkelijker maken. Dubbele of vergeten afspraken, op verkeerde locaties verschijnen of onvoorbereide bijeenkomsten zullen jou niet meer overkomen!

 

10 tips voor overzicht in je agenda

  1. Noteer afspraken direct in je agenda; schat de benodigde tijd in en zet altijd de locatie er meteen bij. Zeker als er collega’s in jouw agenda kijken of plannen is dit prettig, maar ook voor jezelf omdat je het niet meer hoeft te onthouden.
  2. Plan ook meteen reistijd in voor en na de afspraak als deze niet op kantoor is, hiermee voorkom je dat je een aansluitende afspraak maakt op een andere locatie.
  3. Moet je iets voorbereiden voor een afspraak? Plan hier dan tijd voor in ruim voor de afspraak.
  4. Moet je bepaalde spullen meenemen? Noteer dit dan ook in je agenda, bijvoorbeeld op de middag ervoor.
  5. Als je actie moet ondernemen en daar zit een deadline aan; plan dit dan in je agenda.
  6. Als er geen deadline aan zit, dan maak je een ‘taak‘ van wat je moet doen.
  7. Een handigheidje bij het inplannen van afspraken en taken vanuit je inbox: trek de mail met de rechter muisknop naar de agenda; dan opent automatisch een afspraak met de tekst uit de mail erin. Je hoeft dan alleen de datum nog in te vullen. Dit werkt net zo bij taken; je trekt de mail met de rechtermuisknop naar Taken en je vult eventueel een einddatum in.
  8. Het handige van de takenlijst is dat je deze kan tonen naast je agenda.
  9. Noteer alles wat je moet doen (zonder harde deadline) als taak. Niet meer in je agenda om te voorkomen dat die dichtslibt.
  10. Bekijk dagelijks welke taak of taken de meeste prioriteit hebben en voer deze dan uit.

 

Ik hoop uiteraard dat je aan de slag gaat met 1 of meerdere van deze tips. Zodat je meer gedaan krijgt en meer toekomt aan de dingen die jij belangrijk vindt.

 

Lijkt het je fijn als ik eens met je meedenk? Plan dan een gratis stuctuursessie in via de online agenda, dan kan je jouw vragen stellen en geef ik je tips voor jouw situatie.

 

 

 

Geef een reactie

Je email adres wordt niet gepubliceerd. Required fields are marked *

Post comment