5 tips voor een georganiseerde digitale werkplek

Altijd overal toegang tot je gegevens en documenten hebben is heerlijk. Geen tas meer vol met papierwerk en samenwerken met anderen is door digitalisering ook steeds eenvoudiger geworden. 

Digitaal werken en een ‘digitale werkplek’ hebben echter ook een nadeel en dat is dat het heel ongrijpbaar is. Vroeger was ‘werk’ veel tastbaarder; een stapeltje documenten voor elk project waarvan je (als het goed is) wist waar je het opgeborgen had. Nu moet je voor je een document opslaat goed nadenken waar je dat wil doen. Als je het document makkelijk terug wil kunnen vinden althans. Ook kan het erg lastig zijn om overzicht te creëren in alle accounts en online programma’s die je voor je werk gebruikt.

Daarom geef ik graag 5 tips om je ‘digitale werkplek’ te organiseren zodat je minder tijd kwijt bent met zoeken en je werk gemakkelijker en fijner wordt:

  1. Programma’s snel toegankelijk maken.
  2. Websites en online programma’s. 
  3. Wachtwoorden eenvoudig beheren.
  4. Documentenbeheer.
  5. Je mailbox onder controle houden.

 

5 tips die zorgen voor overzicht en makkelijker digitaal werken

 

1. Programma’s snel toegankelijk maken

Programma’s die ‘op’ je computer staan kan je openen via het menu, denk bijvoorbeeld aan Word, Excel en je mailprogramma. Om niet steeds de hele lijst door te hoeven scrollen, kan je de programma’s die je vaak gebruikt op 3 manieren sneller toegankelijk maken. Dit kan door deze toe te voegen:

  1. Als ‘tegels’ in het menu.
  2. Op het bureaublad.
  3. Op de taakbalk.

Begin door een op te zoeken in de lijst en er met de ‘andere’ muisknop op te klikken. Kies er dan voor om het programma ‘aan Start’ vast te maken om een tegel te creëren. En kies via ‘Meer’ om het programma aan de taakbalk vast te maken.

 

2. Bladwijzers voor websites en online programma’s

Om te voorkomen dat je voortdurend opnieuw moet Googelen als je naar een website of online programma moet, is het handig om te gaan werken met bladwijzers. 

Zodra je een website bezoekt die je vaker zult gebruiken, dan maak je een bladwijzer aan. Dit doe je door (in de browser) inde adresbalk op het sterretje te klikken of via het menu in de browser.

 

Om vervolgens deze bladwijzers overzichtelijk te houden, kan je deze in mapjes onderverdelen (social media, boekhouding etc.).

 

3. Wachtwoorden eenvoudig beheren

Aaagghh…om gek van te worden al die wachtwoorden! Of heb jij ze altijd paraat als je weer ergens in moet loggen?

Je kunt je wachtwoorden natuurlijk in een notitiboekje opslaan maar je kunt ook een ‘wachtvoordkluis’ gebruiken die al jouw accounts en wachtwoorden voor je onthoud. Voorbeelden hiervan zijn LastPass en Dashhlane. Zodra je ergens een wachtwoord in moet vullen activeer je deze kluis en haal je de inloggegevens op.

De regel voor een veilig wachtwoord is tegenwoordig: zo lang mogelijk. Hoe langer des te moeilijker te kraken door hackers. 

Automatisch laten genereren kan ook, dat kan binnen LastPass en Dashlane maar ook met bijvoorbeeld met een online wachtwoordgenerator.

 

4. Documentbeheer

Weten waar je documenten te vinden zijn is het allerbelangrijkst. Kies een map waarin je jouw documenten wil (gaan) bewaren. Dit kan de documentenmap zijn die standaard op de computer zit maar ook een andere map. 

Maak vervolgens mappen aan die aansluiten bij jouw werkzaamheden om documenten in te archiveren en makkelijk vindbaar te houden. Ik heb bijvoorbeeld de volgende mappen met submappen:

  • boekhouding
    • Moneybird
    • boekhouding
  • lidmaatschappen
    • beroepsvereniging
    • verzekeringen
  • marketing
    • social media
    • website
      • domein en hosting
  • AVG
    • privacyverklaring
    • cookieverklaring
    • register van verwerkingen.

Maak er een gewoonte van om bestanden die je download of tijdelijk op het bureaublad opslaat, steeds weer een difinitieve plek te geven.

 

5. Je mailbox onder controle houden

Niks zo irritant als door een hele volle inbox te moeten zoeken naar een bepaald mailtje. Elke keer dat je in je inbox kijkt zie je dezelfde mailtjes en elke keer bedenk je weer dat je er nog iets mee moet doen. Niet handig en dubbel werk.

Probeer OHIO (“Only Handle It Once”) aan te houden; wat inhoudt dat je mails lees en direct verwerkt. Je beslist meteen wat ermee gedaan moet worden:

  • weggooien
  • archiveren
  • actie ondernemen; maak een taak of plan tijd in je agenda in om die actie uit te voeren.
  • een actie die minder dan 2 minuten kost, voer je meteen uit.

Dit zorg ervoor dat alleen in de inbox blijft staan wat nog actueel is.

 

Heb jij behoefte aan meer rust en overzicht tijdens het werken?

Het bewust verminderen van prikkels door afleiding uit te bannen tijdens het werken; in deze gratis 5-daagse heb ik mijn tips voor meer focus gebundeld. Je ontvangt 5 dagen lang een mail met een korte opdracht en tips. Aanmelden kan hier.

Geef een reactie

Je email adres wordt niet gepubliceerd. Required fields are marked *

Post comment