10 tips voor efficiëntere e-mailcommunicatie; bespaar tijd en geld binnen jouw bedrijf

Tegenwoordig zijn er vele bedrijven en organisaties waarbij de interne en externe communicatie bijna volledig via e-mail verloopt. Dit kan te maken hebben met de aard van de gegevens waarmee gewerkt wordt, met het aantal mensen dat parttime werkt of met het feit dat mensen maar beperkte tijd per dag hebben om administratieve werkzaamheden uit te voeren.

 

Het lijkt zo eenvoudig…

E-mail lijkt zo’n makkelijk communicatiemiddel maar blijkt in de praktijk vaak niet handig gebruikt te worden. Hierdoor worden er heel veel mails gestuurd of is de informatie niet duidelijk waardoor werknemers veel tijd en energie kwijt zijn. Ook is de archivering van mails vaak niet optimaal waardoor het bijhouden en terugvinden van relevante informatie erg lastig is.

Eigenlijk ook best logisch aangezien de meeste professionals dit niet geleerd hebben tijdens hun opleiding en dit meestal ook niet uitgelegd krijgen als ze ergens in dienst komen.

 

Deze 10 tips zorgen voor effectievere communicatie via de e-mail:

1. Spoed? Heb je antwoord nodig binnen korte tijd; bel diegene die je nodig hebt. En bedenk daarbij dat jouw spoed niet de spoed van de ander is. Misschien heeft diegene afspraken en geen tijd om mail te bekijken. Om ergernissen en misverstanden te voorkomen kan je beter even bellen.

 

2. Nieuwe vraag of mededeling? Maak een nieuwe mail.
Stel geen nieuwe vraag door een oude mail die nog in je mailbox stond door te sturen. Dit is verwarrend en door de (oude) titel van de mail geeft de ontvanger jouw mail misschien geen prioriteit meer.

 

3. Zorg ervoor dat de onderwerpregel de inhoud van de mail beschrijft. Matcht dit niet, pas dan de onderwerpregel aan (mail openen, onderwerp aanpassen en opslaan). Stuur je bijvoorbeeld een document van de scanner door, laat dan “Xerox_doc3244” niet in de onderwerpregel staan maar zet de inhoud van het document hier neer.

 

4. Wees kritisch op wie je in de cc zet. Wie moet écht geïnformeerd blijven? Probeer onnodig veel mails bij leidinggevenden of collega’s te voorkomen door niet onnodig veel mensen in de cc te zetten.

  • aan → van deze personen verwacht je antwoord of actie.
  • cc → deze personen ontvangen de mail ter informatie maar hoeven geen actie te nemen. Verwacht dus ook geen antwoord van deze personen.
  • bcc (blinde kopie) → personen zijn niet zichtbaar voor de andere ontvangers. Gebruik dit zo min mogelijk, de bcc wordt namelijk niet meegenomen in de antwoorden die ‘naar allen’ verstuurd worden.

 

5. Antwoord ook ‘naar allen’ als er mensen in de cc staan. Dit voorkomt dat slechts een deel van de geadresseerden jouw antwoord op de vraag te zien krijgt. En misschien blijven wachten op jouw reactie terwijl jij denkt de mail afgehandeld te hebben.

6. Begin je mail met een korte samenvatting waarom je de mail stuurt en wat je verwacht van de ontvangers. Bijvoorbeeld “Afgelopen week hebben we de evaluatie geschreven en hierbij stuur ik je het verslag. Zou je dit willen lezen en zonodig je aanpassingen/wijzigingen toevoegen?” Laat zo mogelijk weten wanneer je antwoord verwacht of nodig hebt om aan een deadline te kunnen voldoen.

 

7. Gebruik een handtekening onderaan je mail. Vermeld hierin je telefoonnummer en werkdagen en -tijden. Dan is meteen duidelijk wanneer en hoe je bereikbaar bent. Je kan bij de instellingen kiezen om de handtekening automatisch onder je mails te laten zetten (ook bij antwoorden en doorsturen).

 

8. Informeer de vraagsteller als je niet direct kan antwoorden! Niets is zo irritant als niets meer terughoren op een mail die je gestuurd hebt. Vaak moet er nog iets uitgezocht worden voordat een mail beantwoord kan worden. Dat is helemaal niet erg zolang je de vraagsteller maar even laat weten dat je de vraag hebt gezien en er zo snel mogelijk op terug komt.

 

9. Om informatie goed vindbaar te houden kan je mails de juiste titel geven voor je deze archiveert. De onderwerpregels is heel makkelijk aan te passen door de mail te openen, het onderwerp te wijzigen of iets toe te voegen en dan op te slaan. Uiteraard kan je makkelijk mails terugzoeken met de zoekfunctie maar als je een archiefmap opent is het handig om meteen te zien waar een mail over gaat zonder deze te hoeven openen en lezen.

 

10. Ga secuur om met namen en gegevens van klanten of cliënten. Let op spelling van namen, juiste geboortedata etc. Dat scheelt enorm veel zoekwerk.

structuurtraject

Als iedereen deze toepast, levert dit jouw bedrijf gegarandeerd tijd- en geldwinst op! Succes met het toepassen van deze tips!!

 

Kan je meer hulp gebruiken binnen jouw bedrijf of organisatie?
Boek een gratis structuursessie in en ik denk graag met je mee!