Mogelijkheden Office365

Benut jij de mogelijkheden die Office356 Business biedt?

Gek genoeg deed ik onlangs pas de ontdekking dat Office365 Business heel veel handige mogelijkheden biedt voor ondernemers. Ok, dit wist ik natuurlijk wel maar ik heb nooit de moeite genomen om er eens goed naar te kijken.

Ik vind het altijd heerlijk om nieuwe programma’s te ontdekken die werken gemakkelijker en eenvoudiger maken. Daarvoor keek ik dus meestal naar ‘buiten’ in plaats van te kijken wat het programma dat ik al gebruik mij voor aan mogelijkheden biedt. Verder dan Outlook als mailprogramma, Word voor teksten, Excel voor overzichten en planningen en PowerPoint voor presentaties was ik in Office nog niet gekomen.

Ik kan me zo voorstellen dat ik niet de enige ben die maar een fractie van de mogelijkheden benut; daarom laat ik in deze blog graag een aantal Office-apps/programma’s zien waar je als ZZP’er en professional heel veel aan kunt hebben!

to-Do takenapp

To-Do

Hier wordt ik zó blij van; To-Do is de taken-app. De 2.0 versie van de gewone taken zoals je deze gewend bent in Outlook.

Als je werkt volgens de “Getting Things Done” methode van David Allen kan je niet meer zonder een goede taken-app. Niets meer onthouden onthouden maar ook nooit meer iets vergeten, wordt realiteit als je een takenapp gaat gebruiken om jouw ideeën en to-do-lijstjes meteen vast te leggen in zo’n app. Vervolgens kan je deze inplannen door een datum te koppelen aan een taak.

Er zijn uiteraard nog veel meer goede en fijne takenapps maar het voordeel van To-Do is dat deze synchroniseert met je Outlook agenda en mail. Je kan er zelfs voor kiezen om de taken die je een datum hebt gegeven, onder de dagen in je agenda te laten zien voor extra gemak en overzicht. To-Do is gebruiken op de computer, op een tablet en op je telefoon dus altijd bij de hand.

Postvak Prioriteit

Misschien is het je al eens opgevallen dat de inbox 2 tabbladen heeft: prioriteit en overige. Door deze indeling te gebruiken heb je direct zicht op de (belangrijke) mails waar je meteen naar moet kijken.

Bij inkomende mail kan je instellen (erop klikken met de ‘andere’ muisknop’) om mails van bepaalde afzenders eenmalig of  voortaan altijd in het postvak ‘overig’ te laten binnenkomen. Zelf gebruik ik dit onder andere voor nieuwsbrieven en niet urgente mails.

Dit lijkt op het instellen van ‘regels’ voor binnenkomende mail maar biedt een wat grovere scheiding en je hoeft de mails niet terug te zoeken in mappen.

 

Planner

Misschien ken je de planningsprogramma‘s Trello of Asana al? Dan ben je mogelijk ook geïnteresseerd in Planner.

Hierin kan je planningen maken door gebruik te maken van ‘borden‘ (dit heet in Planner een ‘bucket’) voor projecten die bijvoorbeeld verschillende fases doorlopen. Onder het plan ‘marketing’ kan je een bucket ‘website’ aanmaken en  daaronder de diverse taken toevoegen.

Er kan een einddatum aan de taken gegeven worden en de taken kunnen aan personen worden toegewezen, handig als je een project met meerdere mensen uitvoerd. De deadlines worden vervolgens weergegeven in de Outlook agenda.

Bookings

Biedt jij geïnteresserden bijvoorbeeld aan om een kennismakingsgesprek met jou te maken? Of lijkt het je fijn als klanten zelf een (vervolg)afspraak in kunnen plannen? Bookings zorgt ervoor dat mensen zelf een afspraak in jouw agenda kunnen boeken. Bookings is automatisch gekoppeld aan jouw Outlook mail en agenda.

Je stelt jouw diensten in (kennismakingsgesprek, afspraak, training, workshop of behandeling etc.), vervolgens stel je in op welke dagen en tijdsblokken deze diensten te boeken zijn. Ook kan je aangeven hoeveel uur/dagen vantevoren een dienst geboekt kan worden en hoeveel tijd er vóór en na een afspraak vrijgelaten moet worden.

Zodra er geboekt wordt, ontvang jij zelf een mail ter kennisgeving en de afspraak wordt in jouw agenda gezet. De ‘boeker’ ontvangt een bevestigingsmail met een agendauitnodiging. Per dienst kan je ook instellen dat er een dag voor de afspraak automatisch een herinnering verstuurd wordt.

Door de synchronisatie met je agenda toont Bookings die beschikbare momenten in combinatie met de afspraken die jij in je agenda hebt staan. Stel dat jij zelf een afspraak ingeplant over zo’n blok heen, dan laat Bookings dat tijdstip niet meer zien als beschikbaar. Zo ontstaan er dus nooit dubbele afspraken.

kennismaken

Hopelijk kan je met deze tips je werk nog nét even een stukje gemakkelijker maken. Veel succes!

En mocht je wat willen vragen over de apps of hoe je ze gebruikt; plan dan een afspraak in via mijn online agenda (kan je meteen zien hoe dit er via Bookings uit ziet 😉