Dag 4 van de Week van de Werkstress. Vandaag een stukje over e-mailen.

E-mail lijkt zo’n makkelijk communicatiemiddel maar blijkt in de praktijk de nodige ergernis en onhandigheden met zich mee te brengen. We ontvangen heel veel e-mails, waarvan er veel vaak ter kennisneming zijn.

 

E-mail etiquette

Vraag je eerst af of een e-mail je juiste manier is om jouw boodschap over te brengen. Is de vraag of mededeling urgent dan kan je beter bellen. Uiteraard kan je daarna een mail met informatie nasturen.
Ligt de boodschap gevoelig dan is het ook niet prettig om dit via een mail te ‘horen’ te krijgen. Ben je emotioneel; wacht dan altijd met het versturen van mails, de kans dat jouw boodschap niet goed (of anders overkomt dan je bedoelde) is groot.

 

‘Regels’ voor effectievere communicatie via e-mail
  • Zorg ervoor dat je één onderwerp per mail behandeld en dit duidelijk omschrijft in de onderwerpregel.
  • Stel geen nieuwe vraag als antwoord op een oude mail die nog in je mailbox stond. Dit valt bij de ontvanger niet op. Stel ook geen nieuwe vragen in een ‘lopende’ mailwisseling over een ander onderwerp.
  • Zet niet lukraak allerlei mensen in de cc, alleen de personen die dit werkelijk moeten weten.
    En omgedraaid; als een vraagsteller mensen in de cc zet; antwoord dan ook naar allen om te voorkomen dat slechts een deel het antwoord op de vraag te zien krijgt.

    • aan → van deze personen verwacht je antwoord of actie.
    • cc → deze personen ontvangen de mail ter informatie maar hoeven geen actie te nemen.
    • bcc (blinde kopie) → personen zijn niet zichtbaar voor de andere ontvangers. Gebruik dit zo min mogelijk.
  • Open met een korte samenvatting waarom je de mail stuurt en wat je verwacht van de ontvangers. Bijvoorbeeld “Afgelopen week hebben we de evaluatie geschreven en hierbij stuur ik je het verslag. Zou je dit willen lezen en zonodig je aanpassingen/wijzigingen toevoegen?”
  • Laat zo mogelijk weten wanneer je antwoord verwacht of nodig hebt om aan een deadline te kunnen voldoen.
  • Niets is zo irritant als lang moeten wachten op antwoord. Vaak moet je nog iets navragen of uitzoeken voordat je een mail beantwoord kan worden. Dat is niet erg maar informeer die vraagsteller! Stuur een korte reactie dat je de vraag gezien hebt en er mee aan de slag bent, dan is de ander gerustgesteld en voorkom je eventuele irritatie.
  • Gebruik een handtekening onder je mail met je telefoonnummer en werkdagen erin. Dan is voor de vraagsteller meteen duidelijk wanneer en hoe je bereikbaar bent.

 

Happy e-mailing!