Van werkstress naar werkPLEZIER

Deze week (12 tot en met 16 november 2018) vindt de vijfde Week van de Werkstress plaats. Dit jaar ligt de focus op preventie en het vergroten van werkplezier.

De oorzaak van werkstress kan in hele kleine dingen zitten. Vaak zijn het meerdere kleine dingen tegelijk die maken dat je afgeleid raakt, je aandacht moet verdelen over meerdere zaken of je je werk niet efficiënt kan aanpakken en je daardoor een gejaagd gevoel krijgt.

Als dit sporadisch voorkomt, in een week met deadlines bijvoorbeeld, dan is dit niet zo’n probleem. Als je echter dagelijks of langere periodes achter elkaar werkstress ervaart, dan loop je de kans op een burn-out. Lichamelijk voel je je niet goed meer en je kan mentaal steeds minder aan.

Als organizer heb ik geen invloed op de inhoud van jouw werk maar ik kan je helpen met de manier waarop jij je werk aanpakt. Dit kan letterlijk het plannen van je werk of het indelen van je werkdag zijn maar ook hoe je jouw werk aanpakt en de zaken erom heen regelt. Hoe maak jij bijvoorbeeld gebruik van je mail en  je agenda? Misschien kan dit handiger voor jouw werkzaamheden of ken je de mogelijkheden van de programma’s nog niet zo goed.

 

Meer focus door minder afleiding

Binnenkomende e-mails, WhatsApp berichten, berichten vanuit apps…

Meldingen op de computer en telefoon leiden enorm af. Al probeer je pingetjes, bliepjes en pop-ups te negeren, je raakt er tóch even kort door afgeleid en bent geneigd om te kijken. Ook als je denkt maar éven kort te kijken naar dat mailtje dat net binnenkwam, ben je de focus kwijt op wat je aan het doen was. Het kost dan weer 20 seconden om je weer in te stellen op wat je aan het doen was.

Hieronder een aantal tips voor handiger gebruik van Outlook (of een ander mailprogramma uiteraard) en je telefoon.

 

Tips voor werken met Outlook 
  • Zet de meldingen en pop-ups voor het ontvangen van mails uit. Zo wordt je aandacht niet steeds naar nieuwe mail getrokken:

Bestand → Opties → E-mail → Ontvangst van een bericht → zet alle waarschuwingen uit.

  • Zet het leesvenster van de mail uit (rechts of onderin in beeld zie je de hele mail). Zo wordt je niet meteen afgeleid doordat je de inhoud van de mail al ziet.
  • Een mailbox met 1000 mails erin kán niet efficiënt werken!
    Gooi e-mails die je behandeld of beantwoord hebt (en die daarmee afgehandeld zijn) weg óf archiveer ze als je denkt ze nog nodig te hebben. Kies voor het maken van een aantal mappen onder je inbox; hoeveel mappen dit zijn en of je sub-mappen aanmaakt is aan jou.
    Als je liever met de zoekfunctie werkt dan kan je 1 map aanmaken onder je inbox. Zorg er in ieder geval voor dat je niet alle mail in je inbox laat staan.
  • Open de agenda in een nieuw scherm als je veel afspraken moet maken, dan hoef je niet heen en weer te schakelen tussen je mail en de agenda (klik met de andere muisknop op het agendapictogram en kies voor ‘weergeven in nieuw venster’).

 

Tips voor gebruik van je smartphone 
  • E-mail op je telefoon: zet de geluidsmeldingen voor binnenkomende mail uit en pas de weergave van binnenkomende mail aan; zet weergave op je toegangsscherm uit. Je ziet de mails vanzelf als je bewust je mailprogramma opent.
  • WhatsApp: zet de meldingen in groepsapps uit; groepsapps zijn er over het algemeen niet voor dringende zaken en kunnen best even wachten totdat jij er tijd voor hebt.
  • Zet de meldingen en notificaties van apps (zoveel mogelijk) uit.
  • Als je je werktelefoon en privételefoon combineert, kan het handig zijn om apps die je voor je werk gebruikt op het 1e scherm te zetten en apps voor privégebruik zijn op de volgende schermen.

Neem vandaag eens een half uurtje de tijd om de instellingen op je computer en telefoon door te nemen en aan te passen. Dan heb je vanaf vandaag minder afleiding en meer focus. Veel succes!!