Heb jij ook veel ideeën in je hoofd, moet je veel onthouden voor jezelf, je familieleden en je bedrijf? Slingeren er allerlei to-do-lijstjes in je huis of kantoor?

Ik laat je zien hoe je niets meer vergeet en gemakkelijk overzicht creëert!

 

Kan wat?

Maak kennis met de ‘Kanban’-methode; een eenvoudige methode die in Japan bedacht is om in de auto-industrie bedrijfsprocessen inzichtelijk te maken, te structureren en te optimaliseren. Laat dit nou ook heel erg handig zijn om de to-do-lijstjes van jezelf en die van je gezinsleden bij te houden! En als ZZP’er kan je jouw zakelijke taken en doelen eenvoudig in- en overzichtelijk maken en bijhouden. De kracht zit ‘m in het zichtbaar maken van álle ideeën/taken en de voortgang ervan. Overzicht in één oogopslag.

 

De Kanban-methode maakt gebruik van een ‘bord’ met een aantal kolommen en kan op 2 manieren toegepast worden:

  1. Een fysiek bord op een whiteboard of op een groot vel papier met post-its.
  2. In digitale vorm met (meerdere) borden op de computer, tablet en mobiele telefoon. Hiervoor zijn diverse progromma’s en apps beschikbaar, ik gebruik het (gratis) programma KanbanFlow.

 

Gepersonaliseerd; perfect aan te passen aan jouw situatie

Het fijne aan het Kanban-systeem is dat het volledig naar wens opgezet kan worden. Je kan de kolommen namen geven die bij jouw werkzaamheden passen en kolommen toevoegen of een andere volgorde geven om het nog beter bij jou aan te laten sluiten.

Hieronder zie je een voorbeeld van een Kanban-bord op de computer. Op een whiteboard of vel papier werkt het net zo; teken de kolommen en geef ze een titel. De taken noteer je op een post-it en plak je steeds in de juiste kolom.

 

Zo werkt het met 6 kolommen:

  1. Ideeën; hierin kan je alles parkeren wat je wilt onthouden (maar uit je hoofd wilt hebben).
  2. Te doen; hier noteer je concrete taken/acties.
  3. Vandaag; hier kies je (maximaal) 4 taken uit ‘Te doen’ die je vandaag uit gaat voeren.
  4. Mee bezig: taken die meer tijd vragen en die je opdeelt in subtaken.
  5. Staat uit; taken/acties die je gedaan hebt maar waarvoor je nog op antwoord wacht of waarvan het even duurt dat een ander het gedaan heeft.
  6. Gedaan; taken/acties die afgerond zijn.

 

Een voorbeeld

Je hebt een factuur ontvangen van de zorgverzekering maar het is je niet duidelijk waar deze kosten vandaag komen. Voor je gaat betalen moet je contact opnemen met de zorgverzekeraar:

  • Je noteert in de kolom ‘Te doen’ de taak: “zorgverzekering bellen over factuur” (op een post-it of via de computer). Je hoeft het niet meer te onthouden.
  • Zodra je aan de slag gaat met je administratie kijk je welke taken er staan in de kolom ‘Te doen’ .
  • Je kiest maximaal 4 taken uit de kolom ‘Te doen’ die de meeste prioriteit hebben en je verschuift deze naar de kolom ‘Vandaag’ (op het bord plak je de post-it in de andere kolom en op de computer sleep je de taak naar de andere kolom).
  • Je belt de zorgverzekeraar om je vraag te stellen. Als je niet direct antwoord krijgt maar zal worden teruggebeld; je verschuift de taak van de kolom ‘Vandaag’ naar de kolom ‘Staat uit’.
  • Zodra je teruggebeld bent door de zorgverzekeraar kan je de taak naar de kolom ‘Gedaan’ verschuiven.

 

Onderscheid

Voor extra overzicht en onderscheid kan je taken/acties die in dezelfde categorie vallen (boodschappen, huishouden, school, marketing etc.) eenzelfde kleur geven. In de app zijn standaard 10 kleuren te kiezen en ook op een fysiek bord kan je gebruik maken van verschillende kleuren post-its.

 

Kinderen helpen bij het zelfstandig uitvoeren van taken

Ook kan je jouw kinderen helpen bij het zelfstandig uitvoeren van taken door de taken zichtbaar te maken. Dit werk het best op een whiteboard of groot vel papier op een centrale plaats in huis.

Ieder kind krijgt een rij op het bord (of als er ruimte voor is een eigen bord) en de taken worden op post-its geschreven. De kolommen kunnen bijvoorbeeld ingedeeld worden als dagdelen met de betreffende taken per dagdeel. Voor jonge kinderen is het leuk om de taak als tekening op de post-it te zetten.
Als een taak gedaan is kan de post-it in de kolom ‘Gedaan’ geplakt worden.

 

Op www.KanbanFlow.com kan je een account aanmaken, waarna je via https://kanbanflow.com/mobile-app de app kan installeren op je tablet of telefoon.

 

Wil je meer weten over het creëren van overzicht in jouw taken? Neem contact met mij op, ik help je graag verder!