Een haalbare en realistische planning maken; zo doe je dat

hoe maak je een goede planning

Na het verminderen van afleiding (dan kan je je makkelijker concentreren en met focus werken), is het goed plannen van je werk erg belangrijk, op korte en op langere termijn. In deze blog neem ik je graag mee waarom en eindig ik met een aantal praktische tips.

Wat is het nut van een planning maken?

Voor de gemiddelde ZZP’er en werknemer geldt tegenwoordig dat er meer werk is dan tijd. Je kunt niet alles…dat is tegenwoordig het eerste gegeven dat je moet accepteren. We hebben meer te doen en hebben meer goede ideeën dan we ooit uitgevoerd zullen krijgen. Zeker als je ook een gezin hebt, vrienden wil zien en tijd wil inruimen voor leuke dingen en hobby’s. Je ontkomt er bijna niet aan om te gaan plannen als je toe wilt komen aan dingen die je echt belangrijk vindt.

Laat ik allereerst beginnen met te zeggen dat een planning een hulpmiddel is. Het is er om je te helpen en niet om je te beperken (“als ik iets plan dan ligt het vast en ben ik mijn flexibiliteit kwijt”). Een goede planning biedt ruimte en flexibiliteit en kan je uiteraard bijstellen als dat nodig blijkt te zijn.

Overzicht geeft je ruimte

Door overzicht te hebben op jouw werk en taken kan je makkelijker kiezen wat echt belangrijk voor jou en/of je bedrijf is. Als je gaat plannen, kan je ruimte máken voor belangrijke dingen door hier vooraf tijd voor vast te leggen. Dit voorkomt dat het op je takenlijstje staat maar dat je er nooit aan toekomt. Weten wat je op welke dag/in welke week te doen hebt, geeft je richting. Het bespaart je veel tijd als je niet dagelijks hoeft te bedenken wat je moet gaan doen. Het geeft je vrijheid en flexibiliteit; je kunt snel zien of en waar je kunt schuiven met werk als er iets tussendoor komt. Maar je kunt bijvoorbeeld ook gemakkelijker de inschatting maken of je een dag of middag vrij kan nemen. Dit kan je vervolgens mogelijk te maken door die week elke dag iets extra’s te doen dat op de dag gepland staat dat jij vrij wil nemen.

Tijd inschatten is lastig

Het is lastig om goed in te schatten hoeveel tijd werkzaamheden je kosten, zeker als je iets nieuws gaat doen of als het gaat om denkwerk. Het blijkt dat we de benodigde tijd standaard onderschatten. Zodra je een taak vaker hebt uitgevoerd, kan je preciezer aangeven hoe veel tijd je er gemiddeld mee bezig bent.

Het kan daarom nuttig zijn om de tijd die je aan werk besteed te gaan timen. Ik hou mijn uren bij voor het urencriterium (1.225 uur per jaar) en kan uit die gegevens ook terugkijken hoe lang ik waar mee bezig ben geweest. Er zijn hele handige apps voor als Keeping en Toggl. Je maakt hier vooraf je werkzaamheden en projecten in aan en via een app op je telefoon of via de computer kan je de timer aanzetten als aan een taak begint. Superhandig!

Door meer zicht te krijgen op je werkelijke tijdsbesteding kan je dus ook realistischer plannen. Laat daarnaast per taak of per dag bewust tijd vrij voor uitloop en onverwachte dingen.

En evalueer – kijk na een week of een maand eens of je uitkomt met de tijd die je inplant voor taken. Zo niet, plan dan standaard meer in voor terugkerende taken. Red je bijvoorbeeld de boekhouding die je wekelijks/maandelijks bijwerkt, niet binnen 1 uur; plan dan standaard meer tijd in. Dit kan ook werk zijn dat je voor klanten uitvoert. Zeker als deze werkzaamheden bij alle klanten terugkomen. Kom je standaard tijd tekort hiervoor; kijk dan goed waar het precies spaak loopt. Zit dit in dat je te weinig tijd ingepland hebt? Onderschat je hoeveel tijd dit kost? Heb je te veel andere taken erbij gepland op dezelfde dag? Laat je je nog te veel afleiden en besteed je de ingeplande tijd niet voldoende?

Plan je werk en je privétijd in

Als je ZZP’er bent, of momenteel verplicht thuis werkt voor een baan in loondienst waardoor zakelijke- en privétijd meer door elkaar heen lopen, kan het helpen om ook privétijd in te plannen. Het klinkt wat suf maar het kan voorkomen dat de tijd die je bedoeld had voor leuke dingen en sporten/hobby’s langzaamaan opgeslokt wordt door werk.

En andersom; als je het weekend gebruikt om te werken waar je anders vrij zou zijn, kan je bewust in de week erna tijd vrijplannen om bij te komen. De privétijd kan je uiteraard heel globaal inplannen, het gaat er vooral om dat je tijd blokt zodat die niet ongemerkt ingepikt wordt voor werk.

Door te plannen maak je dit zichtbaar. En doordat het zichtbaar wordt kan je erop inspelen en je werk-privébalans in de gaten houden.

Prioriteiten stellen – de basis van je planning

Prioriteiten stellen is nodig om te kunnen besluiten wat je wel en niet gaat doen en vervolgens in welke volgorde. Om dit te kunnen bepalen kan je als hulpmiddel de Eisenhower-matrix gebruiken:

Eisenhouwer matrix

Deze helpt je te bepalen of een taak belangrijk en/of urgent is. Sommige taken kunnen heel belangrijk voelen maar zijn dat niet echt. Of ze zijn voor een ander belangrijk maar dragen niet bij aan jouw werkzaamheden. En klusjes die je liever uitstelt omdat ze niet zo belangrijk lijken, kunnen heel veel impact hebben als je ze niet doet.

Met deze 7 stappen maak je een goede en haalbare dag-/weekplanning

  1. Verzamel – Krijg alles uit je hoofd en verzamel alle taken en doelen uit agenda en to-do-lijstjes.
  2. Ordenen en beslissen – In deze stap ga je aanvullen, verbanden leggen en volgorde aanbrengen. Als je het lastig vind kan je de taken invullen in de matrix.
  3. Klein en concreet – deel grote taken/projecten op in uitvoerbare brokken. Omschrijf de taak zo concreet mogelijk, des te sneller je ermee aan de slag kunt gaan.
  4. Bundel/cluster – plan werkzaamheden die met dezelfde dingen te maken hebben bij elkaar per dag of per week. Ga bijvoorbeeld niet direct facturen verwerken als deze binnenkomen. Bewaar alles wat met je boekhouding te maken heeft in een mapje in je inbox en kies 1 moment per week of eens per 2 weken (afhankelijk van de hoeveelheid) om er echt in te duiken. Dat scheelt tijd om er ‘in te komen’, je kan alles achter elkaar afwerken. Zo kan je blokken in je agenda plannen waarin je bepaald werk gaat inplannen.
  5. Plan realistisch en hou marge – time hoe lang je over terugkerende taken doet en neem de werkelijke tijd op in je planning. Plan je dag niet helemaal vol zodat je altijd ruimte heb voor uitloop en onverwachte dingen.
  6. Plan projecten of trajecten van achter naar voren – begin de deadline vast te zetten en plan de stappen dan terug in de tijd in.
  7. Evalueer en stel bij – bekijk elke week je of je nog op schema loopt zodat je op tijd kunt bijstellen bij vertraging. Dit voorkomt vervelende verrassingen aan het eind en zorgt ervoor dat je zelf de controle houdt.

Heel veel succes met het maken van jouw planning!
Heb je nog vragen, heeft deze blog je geholpen? Laat het mij weten door hieronder een opmerking te plaatsen of mij een mail te sturen.

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Lees meer blogs

mailbox op orde

Zen in je mailbox

Voor heel veel mensen geldt de mailbox als de nummer één energievreter op het werk. Wat kan het ontzettend lastig zijn om je mailbox bijgewerkt

Lees meer »
Scroll Up