Zen in je mailbox

mailbox op orde

Voor heel veel mensen geldt de mailbox als de nummer één energievreter op het werk. Wat kan het ontzettend lastig zijn om je mailbox bijgewerkt te houden.

Vaak is het zo dat als je mailbox ongestructureerd is, dat doorwerkt in je agenda en in je to-do-lijstjes. Als je dat herkent, lees dan zeker verder!


Mijn ervaring

Op de middelbare school al, zocht ik naar structuur in werk en studeren. De zoektocht naar DE perfecte agenda om mijn huiswerk te plannen  begon elk jaar op de Schoolcampus bij V&D.
Tijdens mijn studie, en later in banen als secretaresse/ projectondersteuner kwamen de digitale agenda en de mailbox erbij. Dat was weer een nieuwe uitdaging want digitaal werken was nog ongrijpbaarder. 
Ik hoopte dé perfecte agenda te vinden, het perfecte notitieboekje om mijn taken bij te houden en een nóg betere app om overzicht over alles te houden. Hoeveel ik er ook geprobeerd heb; ik heb ze niet gevonden.

 

De missing link

Pas toen ik de me ging verdiepen in timemanagement methodes (bijvoorbeeld de Getting Things Done-methode van David Allen), ontdekte ik de missing link. Er ging een wereld voor me open. Het zit ‘m namelijk helemaal niet in de opmaak van de agenda of hoe mooi het notitieboekje is. Het zit ‘m erin hóe jij ermee werkt.

Herken je dat je steeds iets nieuws probeert in de hoop dat je nu dé manier gevonden hebt die werkt? Maar wat ontbreekt is een systeem. Zodra je weet HOE je jouw mail, agenda en takenlijst perfect op elkaar aan kunt laten sluiten, wordt het ineens veel makkelijker.


Zó werkt het wel

De truc is om je inbox, agenda en to-do-lijst op elkaar aan te laten sluiten in plaats van ze als op zichzelf staande delen te zien. Echte eyeopeners waren voor mij:

  • Zie je inbox als verwerkingscentrum. Niet als archief of takenlijst waar je steeds in moet kijken om te zien wat je moet doen.
  • Bekijk elke mail 1 keer en beslis direct wat je ermee moet doen: reageren, delegeren, archiveren, weggooien.
  • Handel mail direct af als dit binnen 2 minuten kan.
  • Vraagt het meer tijd? Maak er dan een taak of agendamoment.
  • Ben je klaar met je mail verwerken? Sluit je mailprogramma en kijk alleen nog naar je agenda en je takenlijst. Mail verwerken doe je nog maar 2 tot 3 keer per dag.
  • Je agenda is geen takenlijst die je vol zet met reminders en taken. Plan afspraken en taken die tijd vragen zodat die tijd geclaimd is.
  • Gebruik een ‘extern’ geheugen als takenlijst. Zo hoef je het niet te onthouden, dit geeft overzicht en rust. Dit kan een notitieboekje zijn maar een app als Todoist of To Do is nog veel makkelijker.


En natuurlijk gebeurt het in drukke periodes dat je mailbox voller raakt. Een lege inbox is sowieso nooit het doel. Maar je raakt de controle niet meer kwijt. 



Ben jij toe aan zen in je inbox?

Lijkt het je fijn je mailbox op te schonen, je agenda overzichtelijk te maken en een superhandige to-do-lijst te creëren? En tegelijkertijd te leren hoe je dit bijhoudt?
Daar kan ik jou bij helpen! In de cursus “Zen in je mailbox”.

In 7 stappen, met een werkboek en instructievideo’s waarin ik je precies laat zien hoe het werkt. Het eindresultaat is een opgeruimde mailbox, een overzichtelijke agenda en 1 praktische takenlijst.

Meer informatie en je aanmelden kan hier.
En als je je in september aanmeldt, krijg je er bovendien als bonus een uur individuele begeleiding bij voor het maken van jouw haalbare planning.

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Lees meer blogs

mailbox op orde

Zen in je mailbox

Voor heel veel mensen geldt de mailbox als de nummer één energievreter op het werk. Wat kan het ontzettend lastig zijn om je mailbox bijgewerkt

Lees meer »
Scroll Up